Im Rathaus von Lauter-Bernsbach steht papierloses Zeitalter bevor

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Moderne Technik statt riesiger Aktenberge: Lauter-Bernsbach will neue Wege gehen. Profitieren sollen davon auch die Bürger.

Lauter-Bernsbach.

Das Ziel ist ehrgeizig, aber lohnenswert. Findet jedenfalls Thomas Kunzmann (Freie Wähler). Ein großer Wunsch des Bürgermeisters von Lauter-Bernsbach ist es, bis Ende dieses Jahres ein papierloses Rathaus zu haben. "Das klingt kühn, ich weiß." Und wahrscheinlich sei es nicht zu schaffen. "Aber wir gehen es an", sagte er während der letzten Stadtratssitzung im alten Jahr und warb damit zugleich für einen bestimmten Beschluss. Dieser sieht vor, für die Verwaltung ein neues Dokumenten-Management-System anzuschaffen, kurz DMS.

Dabei handelt es sich um ein System, mit dem alle Vorgänge digital erfasst werden können - und es bietet überall einen Zugang auf die Daten. Aktenordner, Schränke und Ablagen würden so nach und nach der Vergangenheit angehören. Eine Herausforderung, wie der Stadtchef einräumt. "Insbesondere für alle Mitarbeiter, die seit Jahrzehnten die Arbeitsweise wie bisher gewohnt sind." Sprich mit Papier statt künftig vielleicht nur noch am Computer- oder Laptop-Bildschirm. So könnte die tägliche Post nach dem Scannen künftig digital durchs Haus laufen.

Corona habe da vieles beschleunigt, findet Kunzmann. "Die Pandemie hat die Digitalisierung vorangetrieben", sagt er. Nur fehle vielerorts, so auch im Rathaus der Kommune, die nötige Technik, um es konsequent umzusetzen. Im Stadtrat ist ein erster Schritt schon vor Jahren gegangen worden: Alle Bürgervertreter, die es wollen, arbeiten längst statt mit einer Papiervorlage mit einem Tablet, auf dem alle Vorlagen abrufbar sind. Das Gros der Räte ist damit längst eingespielt. Die Vorgänge im Rathaus sind freilich noch um ein Vielfaches komplexer und aufwendiger. Daher braucht es ein System, das diese Aufgabe auch leisten kann. "Und mit dem sächsischen Dokumentenplan konform geht, damit wir da nicht erst alles neu einpflegen müssen, wo es Schnittstellen gibt", erklärt Kunzmann.

Laut Hauptamtsleiter Ronny Schott, der sich in die Materie eingearbeitet hat, sei das große Ziel, die Verwaltungsprozesse bürgernaher und effektiver zugleich zu gestalten. "Fünf Anbieter haben ihr Produkt vorgestellt", sagt er. Von drei Herstellern gab es Kostenangebote. Bei der Auswahl zählt nicht allein der Preis. "Wir haben Vor- und Nachteile abgewogen", so Schott. Dabei ging es unter anderem um eine gute Bedienbarkeit und um die Frage, ob das System auf die Belange der Verwaltung zugeschnitten ist. Auch laufende Kosten und Referenzen in der hiesigen Region flossen in die Bewertung ein, die letztlich zu einem Anbieter aus Chemnitz führte, der sich vom Kaufpreis her mit 34.000 Euro in der Mitte befand. Hinzu kommen jährlich 4100 Euro Lizenzgebühr. Zum Vergleich: Der billigste Anbieter aus Waiblingen lag bei knapp 24.000 Euro (6700 Euro Lizenz), der teuerste aus Hamburg rief 41.700 Euro (5000 Euro) auf.

Schott sprach sich für diese Anschaffung aus. "Es würde mit der Zeit vieles einfacher machen und Wege sparen." Digital sei der Zugriff auf Akten von jedem Zimmer aus möglich. Aber sieht dann jeder alles? Nein, so Schott auf die Frage aus dem Gremium. Der Zugriff sei nur möglich, wenn der Mitarbeiter zur Einsicht befugt ist. Fürs Speichern der Daten komme nur ein eigener Server infrage. "Sicherheit ist in diesem Prozess ein großes Thema."

Dafür müsse man Geld in die Hand nehmen. Aber es lohne sich. "Der Großteil der Mitarbeiter ist begeistert von der Idee", so Kunzmann. Der Drucker verschwinde trotzdem nicht gleich aus dem Flur. "Weil noch viele Behörden auf Papier pochen." Aber Lauter-Bernsbach wolle jetzt den Schritt in ein neues Zeitalter wagen. Der Rat segnete den Kauf der Software einstimmig ab.

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