29.000 Euro für eine effizientere Finanzverwaltung

Immer mehr Unternehmer fragen an, ob sie ihre Rechnungen an die Stadt elektronisch schicken können. Brand-Erbisdorf reagiert und investiert.

Von Cornelia Schönberg

Übers Jahr gehen im Schnitt etwa 7000 Rechnungen bei Uta Grösel ein; viele in Papierform, einige aber auch im PDF-Format als Anhang einer E-Mail. Grösel leitet das sechsköpfige Team im Bereich Finanzen bei der Stadtverwaltung Brand-Erbisdorf. "Immer mehr, bislang vor allem größere Unternehmen fragen an, ob sie Rechnungen digital schicken können", sagt sie. Dienstleistungsfirmen für Reinigung und Wachschutz, Telekommunikationsunternehmen sowie die Bundesdruckerei schicken ihre Rechnungen bereits per Mail, zählt sie auf.

Bislang werden diese ausgedruckt, gestempelt, beschriftet, transportiert und abgelegt: Damit das die Mitarbeiter nicht mehr manuell erledigen müssen, nichts liegen bleibt, wenn jemand krank oder im Urlaub ist und nichts verloren geht, wird die aktuelle Finanzsoftware nun um ein Modul erweitert, mit dem elektronische Eingangsrechnungen sofort digital verarbeitet werden können. "Wenn die Kosten für Papier und Porto wegfallen und weniger Arbeitszeit investiert werden muss, ist das eine Ersparnis", erläutert Grösel auf Nachfrage der "Freien Presse".

Das Geld für die außerplanmäßige Investition, 29.200 Euro, haben die Stadträte mehrheitlich in ihrer jüngsten Sitzung freigegeben. Zwei Räte stimmten dagegen, drei enthielten sich der Stimme.

Neben Zeitersparnis und Qualitätssteigerung ist dieser Schritt auch Pflichterfüllung. Denn 2014 wurde in Brüssel die Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen festgelegt, weil es weltweit zig verschiedene Normen dafür gibt. Bis 27. November 2018 müssen die obersten Bundesbehörden in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Ein Jahr später muss die Richtlinie auf Länder- und kommunaler Ebene umgesetzt werden.

Grösel sieht vor allem Vorteile: Eingehende Rechnungen können schneller bearbeitet und elektronisch archiviert werden. Das spart auch Platz für Aktenschränke. Zudem können Fristen besser eingehalten werden, erläuterte sie den Stadträten. "Die Abläufe sind soweit schon strukturiert, jetzt müssen wir nur noch digitalisieren", meint die Finanzexpertin.

Bestellt wird das Softwaremodul beim Hersteller Axians Infoma; von dieser Firma aus Ulm stammt auch das komplexe Finanzprogramm, mit dem die Mitarbeiter täglich arbeiten. "Allerdings muss dringend ein Update aufgespielt werden. Dafür brauchen wir neue PCs", so Grösel. Sieben neue Computer für ihr Team und sich selbst seien schon da, sagte sie. Die bisherigen Rechner wandern aber nicht in den Elektroschrott, "sondern können in anderen Abteilungen weiter genutzt werden", so Grösel.

Die zweite Stufe der Digitalisierung betrifft die Rechnungen, die die Stadt ausstellt. Dafür wird ein weiteres Modul nötig. Im Moment wird geklärt, ob der IT-Experte der Stadt das Update sowie das neue Modul noch dieses Jahr einrichten kann.

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