Wie werde ich Veranstaltungskauffrau/mann?

Ob Open-Air-Konzert, Business Lunch oder Film-Gala mit rotem Teppich: Für den Erfolg solcher Events sind 1000 Dinge zu beachten - Veranstaltungskaufleute behalten den Überblick.

Berlin (dpa/tmn) - Wenn Ilka Schunke ins Büro kommt, weiß sie oft nicht, was sie erwartet. Zuerst checkt sie ihre Mails, dann fertigt sie beispielsweise eine Anfahrtsskizze für eine Veranstaltung an, entwirft einen Einladungstext für ein Event oder besucht mit Kunden eine potenzielle Location.

Gerade die Mischung zwischen Schreibtisch und Vor-Ort-Sein findet Schunke «total gut und sehr ausgewogen». Die 19-Jährige macht eine Ausbildung zur Veranstaltungskauffrau bei Berlin Partner für Wirtschaft und Technologie, einem sogenannten Public Private Partnership zwischen dem Land Berlin und mehr als 200 Unternehmen.

Aufgabenbereich und Voraussetzungen

Veranstaltungskaufleute kümmern sich um die Organisation von Events. Darunter fällt die gesamte Planung von der ersten Idee bis zur Nachbereitung. Dazwischen steht natürlich das Wichtigste: ein möglichst reibungsloser Ablauf. Dann kann auch tatkräftige Unterstützung vor Ort notwendig sein, denn bei den Veranstaltungen «muss man auch mal mit anpacken,» berichtet Schunke.

Spontaneität und Flexibilität sind Grundvoraussetzungen für den Job. Vor allem, wenn mal etwas nicht hinhaut oder der Zeitplan einer Veranstaltung nicht eingehalten werden kann, muss man auch umdenken können und dabei seriös bleiben, so die Auszubildende.

Wer Veranstaltungskauffrau werden möchte, «sollte es auf jeden Fall mögen, mit Menschen zu arbeiten», erzählt Schunke, die im zweiten Ausbildungsjahr ist. «Auf einer Veranstaltung ist man immer mit Menschen in Kontakt, auch mit fremden Leuten, da muss man gut kommunizieren können und freundlich sein.»

Andreas Okroy kann das bestätigen. Die Auszubildenden «müssen schon ein bisschen extrovertiert sein, weil sie vor Ort von A bis Z alles klären und auch die Abläufe überprüfen und überwachen», erläutert der Ausbildungsberater bei der Industrie- und Handelskammer Berlin.

Kreativität und Flexibilität sind gefragt

Doch auch die kreative Seite kommt bei dem Beruf nicht zu kurz. Niemand soll sich auf Veranstaltungen langweilen, deshalb ist bei der Konzeption von Events Ideenreichtum gefragt. Wie sieht die passende Deko aus? Fingerfood oder Service am Tisch? DJ oder Live-Musik? Dabei ist es hilfreich, so Schunke, «wenn man immer up to date bleibt und auch guckt, wie gerade die Trends sind».

Zudem übernehmen Veranstaltungskaufleute alles Kaufmännische rund um ein Event: Sie kalkulieren die Kosten, entwickeln einen Budgetplan und prüfen, ob für die gewünschte Location bestimmte Genehmigungen erforderlich sind. Schließlich erstellen die Fachleute die finale Abrechnung.

Mit festen Arbeitszeiten sollten Veranstaltungskaufleute eher nicht rechnen. Häufig finden die Events außerhalb der typischen Bürozeiten statt, je nach Branche ist auch Nacht- und Wochenendarbeit eher die Regel als die Ausnahme. Für Schunke zählt bei den Veranstaltungen dabei zu sein, aber «gerade zu den Highlights» in ihrem Beruf.

Berufsaussichten und Gehalt

Die Beschäftigungsmöglichkeiten für Veranstaltungskaufleute sind vielfältig: Sie arbeiten zum Beispiel in Unternehmen der Veranstaltungsbranche, in Eventagenturen, bei Caterern, in größeren Hotels und Restaurants oder in kommunalen Einrichtungen.

Das Ausbildungsgehalt unterscheidet sich je nach Betrieb und Bundesland. Die Bundesagentur für Arbeit gibt zur Orientierung eine Spanne von 620 Euro brutto im Monat im ersten und 1000 Euro im letzten Lehrjahr für Beschäftigte im Hotel- und Gaststättengewerbe an. Im öffentlichen Dienst, etwa bei kommunalen Arbeitgebern, beginnt das Ausbildungsgehalt bei rund 1000 Euro.

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