Welche Aufgaben im Arbeitsalltag bringen wirklich etwas – und was kostet nur Zeit? Wie ein einfaches Schaubild dabei hilft, den eigenen Job zu entrümpeln.
Entrümpeln kann man nicht nur den Keller oder volle Schränke, sondern auch den Arbeitstag. Und so wie in Regalfächern plötzlich wieder Platz ist, werden hier Zeit und Energie frei, sagt Buchautor Martin Gaedt.
Ausgemistet werden vor allem überflüssige Tätigkeiten oder Arbeitsprozesse, die im Verhältnis zum Aufwand wenig Ertrag oder Wert bringen. Die so geschaffenen Kapazitäten können in effektiveres Arbeiten fließen und sogar mehr Freizeit schaffen.
Arbeit entrümpeln: konkrete Beispiele
Je nach Branche wird individuell entrümpelt. Folgende Beispiele nennt Provotainer Martin Gaedt aus seiner Beratung:
- Eine Bäckerei beginnt um sechs Uhr morgens zu backen, statt um drei Uhr. Ergebnis: Kein Fachkräfte- oder Azubimangel mehr, dafür gibt's die frischen Brötchen etwas später.
- Eine Steuerkanzlei führt "stille Stunden" ein. Von zehn bis zwölf und 14 bis 15 Uhr klingelt kein Telefon, Mails werden nur zweimal täglich zugestellt. Ergebnis: Fokus auf die eigentliche Arbeit und mehr Freizeit. "Die Angestellten arbeiten dort heute stressfreier und schaffen in 34 Stunden mehr als vorher in 40", sagt Martin Gaedt.
- Ein Technologieunternehmen lässt für jedes geplante Meeting direkt die Kosten anzeigen, die dadurch entstehen. Ergebnis: nur noch wirklich wichtige Meetings finden statt, Zeit für Anderes wird frei.
- Ein Sanitärbetrieb lässt sich das Material zwei Tage im Voraus liefern statt am Tag des Einbaus. Ergebnis: weniger Wartezeiten auf der Baustelle.
Anschaulich: Tat-Zeit-Wirkungskreise
Manches müssen Chef oder Chefin anordnen, aber auch Arbeitnehmende können daran mitwirken, die Arbeit einfacher, effektiver und fokussierter zu gestalten, sagt der Autor. Sein Vorschlag: Mit "Tat-Zeit-Wirkungskreisen" das Verhältnis von Zeiteinsatz und Wert abbilden.
Das geht so: Auf ein Blatt Papier zeichnet man Kreise. Für jede Tätigkeit einen Kreis, die Größe entsprechend der Arbeitszeit, die man damit verbringt. Dann kommt in jeden dieser Kreise ein zweiter Kreis. Dieser entspricht der Wirkung dieser Tätigkeit. Bringt sie zum Beispiel Mehrwert oder Umsatz?
Regelmäßig Nutzen überprüfen
Wo am Ende auf dem Blatt ein kleiner Kreis in einem großen ist, heißt das: viel Aufwand für wenig Nutzen. "Diese Tätigkeit sollte ich entweder reduzieren oder komplett streichen", sagt Martin Gaedt. So ein Schaubild kann man monatlich erstellen.
Damit könne man auch zu seinem Team oder Vorgesetzten gehen, schlägt der Trainer vor. Gerne darf diskutiert werden, denn solche Einschätzungen sind subjektiv. Wenn aber etwa alle aus dem Team solche Kreise zeichnen, werden Gemeinsamkeiten offenkundig.
Abläufe und Regeln hinterfragen
Martin Gaedt hat mehrere Arbeitszeitstudien analysiert. Sein Fazit: "Eine klassische 40-Stunden-Woche hat mindestens das Potenzial von zehn Stunden, die man einsparen kann." Auch, indem man eigene Standards auf den Prüfstand stellt - und möglicherweise abändert.
"Wer erholt und fokussiert arbeitet, bringt bessere Leistung", sagt der Autor. Statt das Ergebnis mit einem Mehr an Arbeit versuchen zu verbessern, müsse man überlegen: Was kann weg, um Kapazitäten zu schaffen? Denn an den Krankheitstagen lasse sich ablesen: "Viele Menschen sind schlicht überlastet."
Er plädiert dafür, von der Frage wegzukommen, wie viel Arbeitszeit vereinbart sei. Viel wichtiger: "Wie bringen wir gute Leistung?" Statt mit einem Mehr an Zeit hat das laut Gaedt mit einem Entrümpeln der Tätigkeiten zu tun. Und damit kann jeder und jede Einzelne anfangen oder sich mit Kollegen und Kolleginnen zusammentun. (dpa)
