Grundbuchamt: Wann hat die Papierakte ausgedient?

Vor einem Jahr begann die Umstellung auf die elektronische Grundakte in Hohenstein-Ernstthal. Ein Blick hinter die Kulissen.

Hohenstein-Ernstthal.

Die Digitalisierung der Arbeitswelt macht auch vor ehrwürdigen Einrichtungen wie dem Grundbuchamt keinen Halt. Ziemlich genau ein Jahr ist es her, seit in Hohenstein-Ernstthal mit der Einführung der elektronischen Grundakte begonnen wurde. "Es liegt aber noch eine Menge Arbeit vor uns", sagt Katrin Schnorrbusch, die Leiterin des Grundbuchamtes.

Die Rechtspflegerin betreut seit Anfang März die Umstellung von Papier auf Digital. Die Digitalisierung der Grundbücher selber, in denen Besitzverhältnisse, Rechte und Belastungen von Grundstücken geregelt sind, wurde bereits 1998 abgeschlossen. Die knapp 55.000 Grundakten im Archiv enthalten jedoch die wahre Flut an Informationen. In ihnen sind Urkunden und andere Dokumente hinterlegt, die mit dem Grundbuch in Verbindung stehen. Gerade mal ein Bruchteil, etwa 6000, werden bis jetzt digital bearbeitet. "Erst in etwa zehn Jahren werden die meisten Grundakten umgestellt sein", sagt Schnorrbusch.

Denn die Digitalisierung läuft nicht systematisch ab. "Wir stellen eine Grundakte erst auf digital um, wenn wir auf sie zurückgreifen müssen", erklärt Schnorrbusch. Dies passiere etwa dann, wenn der Notar dem Amt einen neuen Änderungsantrag oder Kaufvertrag zuschickt. Ein mit Signaturkarten und elektronischer Unterschrift gesichertes System sorgt dabei für die Sicherheit bei der Datenübertragung. Die Informationen werden anschließend bei der Leitstelle für Informationstechnologie der sächsischen Justiz in Dresden gespeichert. "Anträge können rund um die Uhr übermittelt werden.", sagt Schnorrbusch. Daher lässt sich auf die Sekunde genau festgestellt werden, wann ein Dokument eingegangen ist. Die Reihenfolge der Bearbeitung könne so viel präziser bestimmt werden als über den Posteingang. Papierunterlagen werden zwar weiterhin bearbeit, nach dem Einscannen aber zurückgesandt oder vernichtet.

Die Digitalisierung hat auch die Arbeitsabläufe der acht Mitarbeiter im Grundbuchamt verändert. Am Schreibtisch stehen jetzt nicht mehr ein, sondern gleich zwei Bildschirme. Die neu eingescannten Unterlagen erscheinen auf dem einen Schirm. An dem anderen müssen diese Informationen weiterhin von Hand in die Grundakte eingegeben werden. "Die Arbeit ist insgesamt nicht weniger geworden, und wirklich schneller geht es auch nicht", sagt Birgit Bauch, die vor Schnorrbusch mit der Umstellung betraut gewesen ist. Weggefallen sei vor allem körperliche Aktivität, die früher häufig darin bestand, den Weg ins Archiv zurückzulegen und eine Akte herauszusuchen. Das jedoch hatte auch etwas für sich. "Wir verbringen nun sieben bis acht Stunden täglich vor dem Bildschirm", so Bauch. Permanent sitzen und sich konzentrieren - eine andere Art von Belastung. "Einige Kollegen finden es schade, dass sie sich kaum noch bewegen", sagt Bauch. Die Mitarbeiter müssten nun selber dafür sorgen, die erhöhte Belastung der Augen durch Pausen auszugleichen. Ansonsten drohen Konzentrations- und Sehstörungen.

Durch die Digitalisierung konnte bisher vor allem eines gespart werden - Platz. Und davon wird nach wie vor einiger benötigt. Denn sämtliche Unterlagen, die vor der Umstellung in Papierform vorgelegen haben, lagern weiter im Archiv . Die Papierberge werden demnach nicht größer - aber auch nicht kleiner.

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